Gérer les cartes de crédit

OBJECTIF

Le but de cet exercice est de démontrer comment gérer les achats par carte de crédit en créant un compte de banque interne.

Par exemple, cette procédure est utile si un employé détient une carte de crédit de l’entreprise et qu’il s’en sert pour effectuer des achats spontanés, comme du matériel ou des outils, qui seront utilisés dans le cadre d’un projet.

 

PRÉREQUIS

 

Sommaire

Le processus de gestion d’une carte de crédit est en fait une suite logique d’événements. Avant de pouvoir utiliser une carte de crédit, il faut au préalable effectuer les tâches suivantes :

Une fois les achats effectués, une d’autres tâches s’ensuivent :

 

Étapes

Créer un compte de grand livre de type Banque

Si un employé possède un grand nombre de cartes, il est suggéré de créer un compte par carte. Toutefois, si cela est jugé non nécessaire, question de conciliation, il est possible de n’en créer qu’un seul.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes

 

  1. Sous l’onglet Champs de base, remplir ces champs de la façon suivante :

Champ

Inscrire / Choisir

Description

Banque Visa

Type

0-Banque

  1. Pour compléter les autres champs, se référer à la rubrique d’aide intitulé Gestion des comptes.

 

Créer un compte de banque interne

Créer un compte de banque interne à partir duquel seront traités les déboursés immédiats lors de l’entrée d’achats de projet. Toutefois, si cela est jugé non nécessaire, question de conciliation, il est possible de n’en créer qu’un seul.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque

 

  1. Sous l’onglet Champs de base, remplir ces champs de la façon suivante :

Champ

Inscrire / Choisir

Compte GL

Sélectionner le compte de grand livre créé à l’étape précédente

Type de gestion

Interne

Nom

Même nom que le compte de grand livre décrit à l’étape précédente. Par exemple, « Banque Visa »

Conciliation des déboursés

Sélectionner pour faire apparaître les transactions de déboursés fait sur les achats

Conciliation des recettes

Oui

  1. Pour remplir les autres champs, se référer à la rubrique d’aide intitulé Gestion des comptes de banque.

 

Créer un fournisseur

Créer un fournisseur pour chacun des fournisseurs chez qui un achat est effectué avec une carte de crédit. Ainsi, il sera possible d’identifier les différents endroits où les achats ont été effectués.

De plus, après avoir créé un compte de banque interne et un compte de grand livre (dans l’exemple, les deux sont nommés « Banque visa »), il faut également créer un fournisseur (par exemple, « Visa »). Ce fournisseur sera utilisé lors du déboursé individuel.

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs

 

  1. Se référer au tableau suivant pour remplir le champ Code :

Pour créer un

Inscrire

Fournisseur de produits

Par exemple, Home Dépôt

Fournisseur de carte de crédit

Par exemple, Visa

  1. Pour compléter les autres champs, se référer à la rubrique d’aide intitulé Gestion des fournisseurs.

 

Créer un achat de projet dans maestro*

Le paiement de l’achat par carte de crédit est effectué sur le compte de banque interne.

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Achats > Achat de projet

 

  1. Sous l’onglet Détail, remplir ces champs de la façon suivante :

Champ

Inscrire / Choisir

Déb. immédiat

Oui

Banque

Compte de banque configuré pour gérer la carte de crédit

No chèque

ParCarte (pour ne pas émettre un chèque physique)

  1. Pour remplir les autres champs, se référer à la rubrique d’aide intitulé Achat de projet.

 

Concilier le compte de banque interne avec le relevé de carte de crédit

Cette étape est requise pour s’assurer que toutes les transactions d’achats ont bien été enregistrées dans maestro* avec le relevé de la carte de crédit.

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Conciliation bancaire > Conciliation bancaire

 

  1. Dans le champ Compte de banque, choisir le compte de banque spécialement créé pour effectuer le paiement avec la carte de crédit.
  2. Choisir la période et la date désirées.
  3. Cliquer sur OK. Le résultat apparaît dans une nouvelle fenêtre.
  4. Pour obtenir toute l’information sur la conciliation bancaire, se référer à la rubrique d’aide intitulé Conciliation bancaire.

 

Effectuer le paiement de la carte de crédit

Le paiement avec la carte de crédit s’effectue en créant un déboursé afin de débiter le compte de banque interne et créditer le compte de banque régulier. Il est recommandé de créer un fournisseur (Visa, MasterCard, American Express) pour fin de consultation afin de regrouper tous les paiements.

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Paiements > Déboursé individuel

 

  1. Sous l’onglet Détail, remplir ces champs de la façon suivante :

Champ

Inscrire / Choisir

Code fournisseur

Fournisseur préalablement créé, par exemple « Visa »

Compte : Banque

Nom du compte de banque courant

Ventilation

Compte de banque interne, par exemple « Banque Visa »

No chèque

Généralement, numéro de virement ou laisser vide pour l’émission d’un chèque

  1. Pour remplir les autres champs, se référer à la rubrique d’aide intitulé Déboursé individuel.

 

Après avoir crédité le compte de banque interne lors de l’achat, ce même compte sera débité lors d’un déboursé individuel. Le compte de contrepartie sera donc le compte de banque courant.

 

Voir aussi

 

Anciennement, Comment faire no 8

Dernière modification : 12 novembre 2024